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學校財務網上報銷相關問題研究

時間:2019-11-12 來源:中外企業家 作者:林吉 本文字數:2258字

  摘    要: 隨著信息化建設進程的不斷推進,傳統的手工報銷模式正在進行著一系列創新性變革,財務網上報銷已逐步推行。網上報銷不僅減輕了經辦人員往返及排隊負擔,也有效緩解了財務部門集中審核壓力,有利于預算管理及提高財務管理水平。但實際運行過程中也存在一系列問題。本文通過對網上報銷優勢及存在問題的分析,提出了一些解決措施,以不斷改進完善財務報銷流程。

  關鍵詞: 網上報銷; 流程; 優勢; 問題; 對策;

  1、 財務網上報銷產生的背景

  學校傳統的財務報銷流程如下:經辦人員將票據分類貼在報銷單上,經所在部門負責人、業務所屬職能部門負責人審核后交財務處,財務人員審核后,將報銷單流轉給校領導審批,審批完后報銷單回到財務處,財務人員再進行現金、打卡及對公轉賬操作。整個報銷環節多耗時長,經辦人員時常要詢問報銷到哪步了,對財務人員辦事效率和業務水平存在很大質疑。隨著學校信息化智慧校園的快速發展,財務部門借此契機推行網上報銷,以解決財務報銷的繁瑣、滯后性,提升財務管理水平。

  2、 財務網上報銷的流程

  (1)登陸OA系統,對已經審批過的經費申請進行關聯經費報銷操作。此時報銷系統已自動關聯部分信息,如經辦人姓名、所在部門、申請日期、報銷經費在申請時所屬的預算項目等。

  (2)經辦人自行用手機等工具對取得的原始票據進行拍照,并將符合要求的圖片上傳至網上報銷系統,填寫小寫金額,系統自動生成大寫金額,推送給主辦會計預審。

  (3)主辦會計根據附件圖片查看原始票據,對不合規的“打回”要求改正,對符合要求的點擊“下一步”選擇相應的部門負責人審核。部門負責人審核通過后推送給財務負責人,財務負責人根據具體業務性質,可推送給相關職能部門進行會簽或直接推送給校領導進行審批。

  (4)所有審批流程走完,經辦人在系統中打印經費報銷申請單,連同原始票據一起提交財務處。財務處收到后即可進行現金、打卡、轉賬等操作。

  3、 財務網上報銷的優勢

  (1)有效解決了經辦人員往返簽字的時間,提高審批效率。傳統的報銷模式需經辦人先拿著原始票據到財務處黏貼、審核,然后到各系部、職能部門簽字,再交財務負責人審核并流轉給校領導審批。課務繁忙的老師常常要折返各部門簽字,相關領導又不一定在辦公室,審批流轉速度嚴重滯后。網上報銷施行后,教職工可以在任何時間、地點提交報銷申請,待審批完成后選擇空余時間將原始票據遞交財務處即可,可謂省時省力。
 

學校財務網上報銷相關問題研究
 

  (2)有利于財務人員合理安排時間處理業務,提高工作效率。傳統報銷模式下,財務處通常人來人往頻繁,填寫審核報銷單需耗費很多時間,加上經辦人員經常要跟進“錢支付到自己銀行卡了嗎”“供應商的錢付過了嗎”,財務人員手上的其他工作經常被打斷。實行網上報銷后,一方面財務人員可以根據事情的輕重緩急,每天用固定時間處理審核報銷業務,另一方面經辦人可以自己在網上查詢報銷流程走到哪步了,如此大大提高了財務人員的工作效率。

  (3)有利于加強預算管理,提高財務管理水平。以劉國鈞高等職業技術學校的網上報銷為例,經辦人在報銷關聯經費申請時,需要選擇相應的預算項目。即有預算才有之后的申請和報銷,從源頭上強調了預算的重要性,在系統層面卡死了無預算的經費支出。這樣久而久之,經辦人的預算意識會逐步增強,進而整個學校的預算管理能得到逐步完善與細化。同時,由于各項目經費結余會因每次報銷后自動扣減,負責人對于自己的項目支出及結余也能做到心中有數。

  4、 財務網上報銷存在的問題

  4.1、 大部分教職工不適應網上報銷流程

  由于網上報銷系統需要經辦人員自己填寫金額,自己拍照上傳發票等附件,特別是差旅費之類的發票類別多,經常搞不清所填欄目,加上拍照上傳工作量大,許多教職工特別是對電腦操作不熟悉的老教工不愿意接受新事物,他們往往還是習慣于原有流程直接到財務處找會計貼發票算金額。另外對于新報銷流程的不熟悉以及新系統的不完善性,也阻礙了年輕教工想嘗試網上報銷系統的信心。

  4.2、 網上報銷是一個單獨的系統,未與財務系統銜接

  網上報銷系統僅僅關注報銷業務本身,還沒有兼顧之后的財務核算。報銷完成后,會計人員還需要根據業務分類整理原始票據,分別編制會計分錄、錄入報銷金額等。

  5、 財務網上報銷存在問題的解決對策

  5.1、 加強網上報銷制度的宣傳與培訓

  財務處應積極主動地開展網上報銷的宣傳與培訓,在學校干部中率先推行,宣傳實施,領導干部帶頭實踐。可聯合學校信息處在機房以圖文并茂的方式講解具體步驟,各部門可選派相關人員參與培訓,同時對網上報銷制度提出意見建議。財務處人員要做好網上報銷具體操作過程中的答疑工作,并充分聽取教職工對網上報銷系統提出的建議,從而進一步優化其可行性與操作性。

  5.2、 完善報銷系統與賬務系統的對接

  開發系統工作人員可以考慮網上報銷系統生成的信息是否能按會計核算要求自動觸發生成會計憑證,財務人員點擊報銷流程完成的報銷申請,系統就會自動生成一筆會計分錄。只有實現了兩大系統的無縫對接,網上報銷系統的數據才能真正意義上為會計人員所用,從而提高財務人員的工作效率,讓財務人員有更多的精力轉向管理會計方向。

  綜上所述,隨著現在學校財務業務的不斷增多,網上報銷會越來越普及。它不僅節約了報銷人員的時間,也緩解了財務處的壓力,同時還強化了財務預算管理。雖然實際應用中產生了一些問題,但是經過我們去強化宣傳和培訓,去不斷完善系統各種功能,相信在不久的將來,網上報銷可以更好地為教職工和財務人員服務,確保學校財務管理工作更加有序地進行。

  參考文獻

  [1]袁文娟,張瀅.淺談高校財務報銷中存在的問題和對策[J].財務管理,2018(29).
  [2]孫靜.事業單位網上報銷管理問題研究[J].會計師,2017(12).
  [3]李洋.會計信息化下高校網上預約報賬的探索[J].經濟師,2012(06).

    本文引用格式:林吉.學校財務網上報銷問題的探討[J].中外企業家,2019(33):24.
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